Mise à jour le 1er septembre 2022

Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

WE ARE THE WORDS srl (ci-après « WAW » ou le « Responsable du Traitement »)

Adresse du siège social : 34, rue du Souvenir, 1070, Bruxelles

Numéro BCE/TVA : 0468.354.206, enregistré au Registre des personnes morales de Bruxelles

Site Web : wearethewords.com (ci-après le « Site »)

Adresse mail de contact : hello@wearethewords.com

Téléphone : +32 2 340 16 80

2. Introduction

WAW établit la présente Politique de confidentialité dont l’objet est de protéger les données de nos clients, prestataires et fournisseurs (ci-après les « Utilisateurs »).

A ce titre, WAW détermine et met en œuvre tous les moyens et finalités techniques, juridiques et organisationnelles du traitement des données personnelles des Utilisateurs. WAW s’engage, à cet effet, à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir un traitement des données personnelles, conforme à la loi du 30 juillet 2018, relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel et au Règlement européen du 26 avril 2016 relatif à la protection des données des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

3. Objectif

Notre politique en matière de confidentialité vise à vous informer sur la nature des données recueillies, leur finalité et le destinataire, leur durée de conservation mais également sur vos droits. Soucieux de la confidentialité des données transmises, nous vous garantissons que vos données ne sont en aucun cas transmises à des tiers mais bien à l’usage unique et exclusif de WAW et de ses équipes.

4. Nature et finalité des données recueillies

Les données recueillies répondent aux besoins de nos relations commerciales, de notre communication et de notre politique de recrutement.

Il peut s’agir d‘informations d’identification telles que votre nom, prénom, titre, email, numéro de téléphone et/ou GSM, nom de votre organisation ; afin de nous permettre de mettre en œuvre une relation commerciale de qualité.

Il peut également s’agir de journaux informatiques, compilés à partir de votre navigation au travers de cookies, dans les seules finalités de statistiques globalisées, de qualité de votre expérience de navigation et de personnalisation des contenus qui vous sont délivrés.

Conformément à l’article 13 du Règlement, les finalités du traitement des données personnelles sont communiquées à l’Utilisateur et sont les suivantes :

  • Assurer l’exécution, la continuité et l’amélioration des Services ;
  • Assurer l’envoi d’informations utiles relatives aux activités ;
  • Assurer le respect des obligations légales ;
  • Assurer le développement de l’entreprise, l’expansion et le maintien des relations commerciales avec les clients et les prestataires ;
  • Assurer la gestion comptable et la gestion des flux de données avec les fournisseurs ;
  • Assurer l’archivage et la conservation de données ;
  • Toutes autres fins accessoires s’y rapportant et à d’autres fins auxquelles les individus ou les organisations peuvent de temps à autres convenir.

Les données à caractère personnel, collectées par WAW, ne seront stockées et hébergées que sur des serveurs sécurisés en Union européenne.

5. Consentement

En accédant au Site et en l’utilisant, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance et marqué son accord de façon libre, spécifique, éclairée et univoque au traitement des données à caractère personnel la concernant. Cet accord porte sur le contenu de la présente Politique de confidentialité.

L’Utilisateur consent à ce que le Responsable du Traitement traite et recueille, conformément aux modalités et principes compris dans la présente Politique de confidentialité, ses données à caractère personnel qu’il communique sur le Site ou à l’occasion des services proposés par WAW, pour les finalités indiquées plus haut.

L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la légitimité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné.

6. Recueil et destination de vos données

Dans le cadre de nos relations commerciales, les équipes commerciales et comptables sont destinataires de vos données. Elles sont toutes responsables et engagées par des clauses de confidentialité intégrées à leur contrat de travail.

Ces données sont collectées :

  • Lors d’un contact commercial : les informations de contact sont renseignées dans notre CRM puis mise à jour lors de notre collaboration.
  • Lors de votre navigation sur notre site web : via des formulaires sécurisés pour entrer en contact ou poser une question à l’agence.
  • Dans le cadre de notre communication : les statistiques de navigation sont à destination de nos équipes techniques et communication et partagées avec la direction de l’agence.
  • Lors de votre navigation sur notre site web (via notamment Google Analytics), via des formulaires sécurisés pour entrer en contact avec nos équipes, par envoi d’un courrier électronique ou d’un contact sur les réseaux sociaux. Vous avez la possibilité de désactiver cette fonctionnalité en téléchargeant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics sur https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ .
  • Dans le cadre de nos recrutements : vos candidatures sont réceptionnées et traitées par notre service RH puis partagées avec les opérationnels demandeurs du recrutement.

7. Durée de conservation des données et suppression

WAW se conforme à la législation en vigueur (article 13 §2 du Règlement et de la Loi) et applique les durées de conservation suivantes :

  • Données pour prospection : 36 mois – prospects entrés en contact pour obtenir des informations commerciales. Ces informations nous permettent de vous informer sur notre marché, notre actualité (newsletter), nos événements commerciaux (petit-déjeuner, invitations…).
  • Données clients et partenaires : 36 mois – Ces informations nous permettent également d’informer sur notre marché, actualité et événements commerciaux mais également de garantir une relation commerciale de qualité.
  • Données relatives au recrutement : 24 mois – ces informations nous permettent de vous relancer dans l’éventualité d’une nouvelle opportunité qui correspondrait à vos compétences.

A noter : la suppression intervient à l’issue de la période de conservation si aucun nouvel événement n’est intervenu pendant cette période. Tout nouvel événement relance la durée de conservation.

8. Sécurité des données collectées

Nous attachons une grande importance à la sécurité de vos données.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l’élaboration et de la conception ou lors de la sélection et de l’utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données à caractère personnel, nous nous assurons qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection optimal des données traitées. C’est la raison pour laquelle nous mettons en œuvre toutes les mesures appropriées pour empêcher dans la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

WAW met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées.

Lorsque nous avons recours à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires un contrat définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

De même, WAW effectue annuellement des audits de ses propres services, et ce afin de vérifier l’application des règles en matière de sécurité des données.

9. Destinataires des données et divulgation à des tiers

Les données personnelles peuvent être transmises aux collaborateurs, prestataires ou fournisseurs de WAW qui offrent des garanties de sécurité des données adéquates, et qui collaborent avec WAW dans le cadre de la commercialisation de produits ou de la fourniture de services. Ils agissent sous l’autorité directe de WAW et sont, notamment, responsables de recueillir, de traiter ou de sous- traiter ces données.

Dans tous les cas, les destinataires des données et ceux à qui ces données ont été divulguées respectent le contenu de la présente Politique de confidentialité. WAW assure qu’ils traiteront ces données aux seules finalités prévues, de façon discrète et sécurisée.

Dans l’hypothèse où les données seraient divulguées à des tiers à des fins marketing, direct ou de prospection, l’Utilisateur en sera préalablement informé pour qu’il exprime son consentement ou non à l’utilisation de ces données personnelles.

10. Droit des Utilisateurs

Vous pouvez à tout moment vérifier, mettre à jour ou supprimer les informations vous concernant. Le Règlement général sur la protection des données vous offre la possibilité de consulter vos données personnelles et de supprimer vos données personnelles présentes dans nos bases de données.

À tout moment, l’Utilisateur peut exercer ses droits d’accès, de rectification, à l’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d’opposition et prise décision individuelle automatisée, de plainte ; en envoyant un message électronique à l’adresse suivante : hello@wearethewords.com.

Nous vous informons enfin qu’en cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données aux coordonnées suivantes :

Autorité de Protection des données
Rue du Prince, 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

L’Utilisateur peut également introduire une plainte auprès du Tribunal de première instance de son domicile s’il estime que le traitement de ses données à caractère personnel lui causerait préjudice.

11. Amendements à la présente déclaration de confidentialité

Nous mettrons à jour la présente déclaration de confidentialité, si nécessaire, pour tenir compte des commentaires des clients et des modifications apportées à nos produits ou services. Lorsque nous publions des modifications à cette déclaration, nous révisons la date de “dernière mise à jour” en haut de la déclaration. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité pour savoir comment WAW protège vos informations.

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