Cahier des charges minimum standard d’un Intranet

Cahier des charges minimum standard d’un Intranet

L’intranet est devenu un véritable canal intégré d'information, de communication et de collaboration. Résultats d'enquête.

L’intranet est devenu un véritable canal intégré d’information, de communication et de collaboration. Résultats d’enquête.

A l’instar des autres canaux digitaux, l’intranet doit sans cesse évoluer pour mieux répondre aux besoins et comportements de ses utilisateurs finaux. Votre cahier des charges Intranet, que ce soit pour un projet de construction ou de refonte, doit aujourd’hui reposer sur trois principes: la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre et la maîtrise d’usage.

Intranet déserté? Misez sur le pull

Les enquêtes et interviews que nous avons réalisées dans le cadre de quatre récentes “missions Intranet” auprès de grands annonceurs français et belges, institutionnels ou privés, le démontrent à l’unanimité: les collaborateurs ont tendance, encore aujourd’hui, à privilégier les canaux de com. traditionnels (téléphone, réunion, mail) si l’annonceur ne met pas en place une solide stratégie de pull pour favoriser l’usage et la valeur ajoutée de l’intranet.

Quelques demandes formulées lors de nos entretiens, qui pourraient vous aider à définir votre cahier des charges Intranet:

  • Réduisez la variété des accès aux outils et documents, centralisez sur l’intranet,
  • Orientez l’animation sur la valeur collaborative et dans une approche transversale, pas top-down: l’intranet ne peut être un outil de propagande,
  • Prévoyez un fil RSS sur l’intranet pour alerter les collaborateurs des mises à jour,
  • Associez une newsletter agrégée RSS pour permettre aux collaborateurs d’avoir, régulièrement, une vue générale des mises à jour,
  • Intégrez des formats éditoriaux courts, qui dynamisent la page d’accueil et suscitent l’intérêt: “Repères ou Chiffres du mois”, “Citations et Ils ont dit”, …

Parfaite incarnation des atouts du Web 2.0, l’intranet peut aussi être un excellent support de l’intelligence de l’entreprise et donc un terrain fertile pour la production et l’échange d’informations internes voire externes. Que contiendra, notamment, votre cahier des charges Intranet d’après nos enquêtes:

  • Proposez des outils de partage et de recommandation sur vos contenus
  • Intégrez une rubrique “Bonnes pratiques” associé à un système de vote
  • Proposez des interviews des directions et chargés de projet pour promouvoir les projets en cours et inspirer les autres équipes,
  • Osez l’ouverture aux commentaires sur les actualités de l’organisation…

Exigences minimum standard d’un Intranet?

Comme sur un site Internet, c’est la qualité, la pertinence et la fraîcheur des contenus qui déterminent l’utilité de l’Intranet pour les collaborateurs d’après nos récentes missions.

Ceux-ci doivent pouvoir y trouver facilement la bonne information, au bon moment et au bon endroit. A minima, la stratégie de communication de l’intranet doit répondre aux demandes suivantes:

  • Offrir aux collaborateurs un accès simple, clair, intuitif et centralisé aux modèles, outils, documents RH, com. interne, qualité, conventions, etc.
  • Fédérer l’ensemble du personnel autour de projets communs,
  • Recentrer les collaborateurs sur le cœur de leur activité,
  • Véhiculer une image positive des actions réalisées,
  • Amener les collaborateurs à des pratiques plus collaboratives,
  • Relayer, à terme, les bonnes pratiques/projets innovants en interne.
Ces objectifs figureront sans doute moins dans votre cahier des charges que dans votre stratégie d’animation éditoriale.

Indicateurs et critères de succès pour l’intranet?

Votre Intranet tient-il la route? Prenez quelques heures et faites une SWOT du dispositif “as is” selon les indicateurs de succès suivants:

  1. Dimension d’information, de communication et de collaboration de la plateforme
  2. Appréciation de l’outil
  3. Utilité de l’outil (par rapport aux autres canaux)
  4. Facilité d’utilisation
  5. Trouvabilité des contenus
  6. Qualification des contenus
  7. Qualité des contenus

Besoin d’aide pour mettre en place un plan d’amélioration sur ces critères? Faites-nous signe, et on vous recontacte!

Table des matières

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