Un GPT personnalisé est une version de ChatGPT que votre entreprise configure pour ses propres besoins. Pour configurer ce GPT, vous lui fournissez deux éléments :
- des instructions, appelées aussi prompt système : un texte que vous rédigez et que le GPT applique dans toutes les conversations ;
- une base de connaissances : les documents que vous déposez dans le GPT et qu’il consulte quand une question porte sur leur contenu.
Les instructions décrivent le rôle du GPT, votre entreprise, vos lecteurs et vos règles d’écriture. Ces règles viennent de deux décisions : ce que vous vendez et la manière dont votre marque en parle. La base de connaissances contient les faits auxquels le GPT doit se référer : la description de vos offres, vos résultats, vos preuves. Quand vos règles d’écriture sont rangées dans la base plutôt que dans les instructions, ou quand l’un des deux éléments manque, le GPT produit des textes que n’importe quel concurrent pourrait signer.
Les outils concurrents de ChatGPT proposent la même fonction sous d’autres noms : les projets dans Claude, les Gems dans Gemini, les agents dans Microsoft 365 Copilot. Les conseils qui suivent valent aussi pour ces trois fonctions.
Vos équipes écrivent déjà avec l’IA, mais avec des outils que votre entreprise n’a pas configurés
En mai 2024, Microsoft et LinkedIn ont publié leur enquête annuelle sur le travail, le 2024 Work Trend Index. Le cabinet Edelman a interrogé 31 000 travailleurs du savoir, salariés à temps plein ou indépendants, dans 31 pays, entre février et mars 2024. Selon cette enquête, 78 % des personnes qui utilisent l’IA au travail y apportent leurs propres outils. Elles le font, précise l’enquête, sans consigne ni autorisation de leur direction.
Pour une direction marketing ou communication, ce taux de 78 % a une conséquence directe. Les rédacteurs, les chefs de produit et les commerciaux qui écrivent au nom de votre marque avec une IA le font, pour la plupart, avec un outil que votre entreprise n’a pas configuré. Cet outil ne connaît ni la description de vos offres, ni les mots que votre marque emploie, ni ceux qu’elle refuse. Il produit un texte correct, mais générique.
Un GPT personnalisé corrige ce défaut à une condition : que votre entreprise y ait placé ses propres règles d’écriture et les faits qui la concernent. L’exemple qui suit compare deux assistants qui n’avaient pas reçu les mêmes documents.
Un exemple : deux assistants rédigent pour le même cabinet comptable
Le 29 mai 2026, WeAreTheWords a animé l’atelier Assistant éditorial IA, une journée consacrée à la configuration d’un assistant d’écriture. Pour la démonstration, nous avons inventé une marque : Au Carré, un cabinet d’expertise comptable pour les indépendants. Nous avons créé deux assistants dans Claude, l’IA d’Anthropic, et leur avons demandé d’écrire sur le même sujet : le passage d’une micro-entreprise à une société. Voici, côte à côte, ce que chaque assistant avait reçu, ce qu’il a écrit et ce que contient son texte.
| Premier assistant | Second assistant | |
|---|---|---|
| Ce que l’assistant avait reçu | Un seul document : la charte éditoriale du cabinet, collée telle quelle en guise d’instructions. | Cinq éléments : la description de l’offre du cabinet, les règles d’écriture du cabinet, une liste de mots interdits, un glossaire des termes comptables et une liste de contrôles à appliquer avant de rendre un texte. |
| Ce que l’assistant a écrit | « À l’heure où de nombreux indépendants se posent la question, le passage en société est une étape clé de votre développement. Chez Au Carré, votre partenaire de confiance, nous vous accompagnons sereinement pour faire le choix le plus adapté à vos besoins et à vos ambitions. » | « Passer de la micro à l’EURL ou la SASU, ce n’est presque jamais une question d’image. C’est une question de charges. Tant que vos charges réelles restent sous l’abattement forfaitaire, la micro vous va. Au-delà, on regarde les chiffres ensemble. » |
| Ce que contient le texte de l’assistant | Aucune information propre au cabinet. Ce texte pourrait figurer sur le site de n’importe quel expert-comptable. | Les deux statuts possibles, l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) et la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) ; le critère de décision (les charges réelles, comparées à l’abattement forfaitaire de la micro-entreprise) ; ce que propose le cabinet quand les charges dépassent l’abattement : examiner les chiffres avec le client. |
Ce que montre l’exemple. Une charte éditoriale seule ne suffit pas à configurer un assistant. Sans la description de l’offre ni la liste des mots interdits, le premier assistant a comblé ce manque avec des formules générales, comme « partenaire de confiance ».
Or les participants de l’atelier du 29 mai n’avaient pas en main les documents fournis au second assistant. Ils étaient huit et venaient de quatre secteurs : la distribution, les services aux entreprises, les agences numériques et l’action sociale. À leur arrivée, aucun ne disposait d’une description écrite de son offre. Aucun n’avait non plus de règles d’écriture rédigées de façon qu’un assistant puisse les appliquer : pour configurer son assistant, chacun a dû lui faire déduire le ton de sa marque à partir de textes déjà publiés. Configurer un GPT personnalisé suppose donc un travail préalable : décider ce que vous vendez, puis décrire comment votre marque en parle.
Les instructions : comment rédiger le prompt système
Les instructions s’appliquent à toutes les conversations ouvertes dans le GPT, quel que soit le texte demandé. Elles ne se limitent pas aux règles d’écriture. Pour rédiger les instructions, vous pouvez partir du guide des bonnes pratiques de prompting publié par Anthropic, l’éditeur de Claude. Ce guide recommande notamment :
- d’être clair et direct ;
- d’attribuer un rôle à l’IA ;
- d’ajouter du contexte ;
- de fournir des exemples ;
- de préciser le format attendu.
À partir de ces recommandations, nous avons défini huit rubriques pour les instructions d’un assistant d’écriture. Chaque rubrique est illustrée par un exemple rédigé pour cet article, avec le cabinet fictif Au Carré.
| Rubrique | Ce que vous y écrivez | Exemple pour le cabinet fictif Au Carré |
|---|---|---|
| Rôle | La fonction du GPT dans l’équipe. | « Tu es le rédacteur du cabinet Au Carré. » |
| Contexte | Votre entreprise, ses offres et ses clients, en quelques phrases. | « Au Carré accompagne les indépendants dans leurs choix de statut et leur comptabilité. » |
| Tâches | Les textes que le GPT rédige, et ce qu’il ne fait pas. | « Tu rédiges les articles du blog et les e-mails aux clients. Tu ne donnes jamais de conseil fiscal chiffré. » |
| Lecteurs | Les lecteurs visés, et ce qu’ils savent déjà du sujet. | « Tes lecteurs sont des micro-entrepreneurs qui ne connaissent pas le vocabulaire comptable. » |
| Termes officiels et mots interdits | Le nom de chaque offre, les mots qui changent le sens de l’offre, les formules toutes faites que votre marque refuse. Lors de l’atelier du 29 mai, nous avons recommandé une liste de 30 à 60 mots interdits. | « N’emploie jamais : “partenaire de confiance”, “accompagner sereinement”. » |
| Ton | La manière de s’adresser au lecteur et le niveau de technicité. | « Tu vouvoies le lecteur. Tu expliques chaque terme technique la première fois que tu l’emploies. » |
| Texte modèle | Un texte déjà validé, que le GPT prend pour modèle. | Un article du blog validé par le cabinet, collé en entier. |
| Conduite en cas de doute | Ce que le GPT fait quand une information lui manque. | « Si un chiffre ne figure pas dans tes documents, dis-le au lieu de l’inventer. » |
Les termes officiels, les mots interdits et le ton viennent de deux décisions prises avant de configurer le GPT :
- l’offre : ce que vous vendez, à qui, et la promesse que vous tenez. L’article sur la structure du discours d’offre explique comment formuler cette offre ;
- la voix : les mots, le ton et les récits de votre marque. Notre article sur la voix de marque détaille ce que recouvre cette notion. Si votre voix n’est pas encore décrite, notre guide « Comment utiliser ChatGPT pour affirmer votre voix de marque » propose une méthode en neuf étapes.
Chez WeAreTheWords, quand une entreprise cliente n’a pas encore décidé la promesse de son offre, nous ne configurons pas son assistant. Les instructions de cet assistant ne contiendraient ni terme officiel ni promesse à reprendre ; il produirait des formules générales, comme le premier assistant d’Au Carré.
La base de connaissances : ce qui y entre, ce qui reste dehors
Le GPT ne lit pas toute sa base de connaissances à chaque réponse : il y cherche les passages utiles à la question posée. La base convient donc aux faits, qui ne servent que pour certaines questions. Les règles d’écriture, qui valent pour chaque réponse, vont dans les instructions. Le tableau suivant indique, pour chaque document, s’il a sa place dans la base, et pourquoi.
| Document | Dans la base ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| La description détaillée de chaque offre : contenu, public visé, déroulement | Oui | Chaque fois qu’un texte présente une offre, le GPT consulte cette description. |
| Les résultats que vous obtenez pour vos clients, chiffrés quand c’est possible | Oui | Ces résultats fournissent la matière de tout texte qui doit montrer ce qu’une offre apporte. |
| Les preuves : cas clients, témoignages publiés avec l’accord de leur auteur, chiffres dont la source est indiquée | Oui | Le GPT ne peut citer que les preuves présentes dans la base. |
| Les règles d’écriture | Non | Rangée dans la base, une règle d’écriture ne s’applique qu’aux questions qui amènent le GPT à consulter le passage où cette règle figure. Les règles d’écriture se placent donc dans les instructions. |
| Les documents qui se contredisent | Non, seulement la version en vigueur | Si la base contient deux versions d’une plaquette qui annoncent deux promesses différentes, le GPT reprend tantôt la première promesse, tantôt la seconde. |
| Les textes déjà rédigés par une IA | Non | Le GPT reprendrait les tournures générales de ces textes dans vos nouvelles publications. L’article « Pourquoi vos LLM produisent des contenus IA lisses » explique ce mécanisme. |
| Les documents confidentiels | Non | Toute personne à qui vous ouvrez l’accès au GPT peut lui demander d’afficher le contenu des fichiers déposés dans la base. |
Une fois les documents choisis, notez leur origine. Pour chacun, indiquez sa date, le service qui l’a produit et la personne qui l’a validé. Quand le GPT avance une affirmation, vous retrouvez ainsi le document dont elle vient, et vous corrigez ce document plutôt que la réponse. Quand un document change, remplacez l’ancienne version au lieu d’ajouter la nouvelle à côté.
Tester votre GPT personnalisé avant de le confier à vos équipes
Avant de partager votre GPT personnalisé, soumettez-lui les quatre demandes suivantes. Posez-les ensuite à ChatGPT sans configuration, puis comparez les réponses.
| Demande | Ce que la réponse de votre GPT personnalisé doit contenir |
|---|---|
| « Résume notre offre en trois phrases. » | La phrase officielle qui présente l’offre, sans mot interdit. |
| « Raconte une situation typique d’un de nos clients. » | Un client qui ressemble aux vôtres : son métier, sa taille, son problème. |
| « Justifie notre promesse par des preuves. » | Uniquement des preuves présentes dans la base de connaissances. |
| Une question à laquelle la base ne permet pas de répondre, par exemple un chiffre que vous n’y avez pas mis. | La mention que l’information manque, sans chiffre inventé. |
Un test est réussi quand la réponse de votre GPT personnalisé n’aurait pas pu venir de ChatGPT sans configuration. Si les deux réponses se ressemblent, corrigez les instructions ou la base de connaissances de votre GPT : ChatGPT n’est pas en cause.
Après le déploiement, continuez à relire les textes que produit le GPT. L’article sur la fatigue de supervision décrit ce qui arrive quand cette relecture devient machinale. Pour fixer les règles d’usage de l’IA dans toute l’entreprise, au-delà de ce GPT, consultez l’article sur la charte éditoriale et l’IA.
Questions fréquentes sur le GPT personnalisé
GPT personnalisé, projet Claude ou agent Copilot : lequel choisir ?
Choisissez l’outil que votre entreprise autorise et que vos équipes utilisent déjà. Le GPT personnalisé, le projet Claude et l’agent Copilot fonctionnent de la même façon : des instructions appliquées à chaque conversation et des documents consultés à la demande. Quel que soit l’outil retenu, la qualité des textes dépend de ce que vous écrivez dans les instructions et de ce que vous déposez dans la base de connaissances.
Que mettre dans la base de connaissances d’un GPT personnalisé ?
La base de connaissances d’un GPT personnalisé contient la description de chaque offre, les résultats obtenus pour vos clients et les preuves dont la source est citée. Les règles d’écriture vont dans les instructions du GPT. Les textes rédigés par une IA et les documents confidentiels restent en dehors de la base. Pour chaque document, ne déposez que la version en vigueur.
Qui doit tenir le GPT personnalisé à jour ?
Confiez le GPT à un membre de l’équipe, chargé de valider chaque document avant de le déposer dans la base de connaissances et de remplacer les versions périmées. Quand votre offre change, ce responsable met d’abord à jour les instructions du GPT, puis les documents qui décrivent l’offre.
En une journée d’atelier Assistant éditorial IA, vous configurez un assistant à partir de votre offre et de votre voix de marque, puis vous le testez. Si votre offre ou votre voix ne sont pas encore décrites, commencez par l’accompagnement Clarity, consacré à la description de l’offre et de la voix.